Mở Công Ty Cần Chuẩn Bị Gì? Tên, Vốn, Ngành Nghề, Hồ Sơ Chi Tiết

Mở công ty là bước quan trọng để xây dựng một hoạt động kinh doanh bài bản. Tuy nhiên, nhiều người chỉ chú ý đến bộ hồ sơ mà chưa chuẩn bị kỹ tên doanh nghiệp, vốn điều lệ, ngành nghề, trụ sở và cơ cấu góp vốn. Trong bài viết này, mình sẽ giúp bạn xác định mở công ty cần chuẩn bị gì, từ thông tin đăng ký ban đầu đến các nghĩa vụ phải thực hiện sau khi được cấp giấy chứng nhận.

Mở công ty cần chuẩn bị những gì?

Để mở công ty, bạn cần chuẩn bị loại hình doanh nghiệp, thành viên hoặc cổ đông, tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và hồ sơ đăng ký. Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp còn phải kiểm tra yêu cầu về giấy phép, chứng chỉ, vốn hoặc cơ sở vật chất trước khi hoạt động.

 

1. Xác định ai có quyền thành lập doanh nghiệp

Trước khi chọn tên hay đăng ký vốn, bạn cần xác định cá nhân hoặc tổ chức dự kiến góp vốn có đủ quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp hay không.

Cá nhân cần đáp ứng điều kiện gì?

Thông thường, cá nhân thành lập doanh nghiệp phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc nhóm bị pháp luật cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp. Người đăng ký cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý còn giá trị sử dụng và thông tin định danh thống nhất.

Ví dụ, họ tên, ngày sinh và số định danh trong hồ sơ phải trùng khớp với giấy tờ pháp lý. Sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ cần sửa đổi.

Tổ chức có được góp vốn thành lập công ty không?

Tổ chức có thể góp vốn thành lập công ty nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Hồ sơ thường cần giấy tờ pháp lý của tổ chức, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền.

Nếu có tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài tham gia, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm thủ tục đầu tư, tỷ lệ sở hữu và điều kiện tiếp cận thị trường.

Những đối tượng không được thành lập và quản lý doanh nghiệp

Một số cá nhân đang giữ chức vụ, làm việc trong cơ quan hoặc thuộc trường hợp hạn chế theo pháp luật có thể không được thành lập, góp vốn hoặc quản lý doanh nghiệp theo cách thông thường.

Vì vậy, trước khi ký điều lệ, các bên nên rà soát tư cách pháp lý của:

• Chủ sở hữu công ty;
• Thành viên góp vốn;
• Cổ đông sáng lập;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Người đại diện theo ủy quyền của tổ chức;
• Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, nếu thuộc trường hợp phải kê khai.

2. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến số người góp vốn, cơ cấu quản lý, trách nhiệm tài sản và khả năng huy động vốn.

Công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trong phạm vi vốn điều lệ đã cam kết góp.

Loại hình này phù hợp với người muốn:

• Tự quyết định hoạt động kinh doanh;
• Có tư cách pháp nhân và trách nhiệm hữu hạn;
• Xây dựng cơ cấu quản lý tương đối gọn;
• Chưa cần huy động vốn từ nhiều thành viên.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 2 đến 50 thành viên. Thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức và chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn góp.

Mô hình này phù hợp khi một nhóm nhỏ cùng góp vốn, muốn kiểm soát việc chuyển nhượng vốn và duy trì cơ cấu thành viên ổn định.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần phải có ít nhất 3 cổ đông và không giới hạn số lượng tối đa. Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần.

Đây thường là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp:

• Có nhiều nhà đầu tư;
• Dự kiến tiếp nhận thêm cổ đông;
• Cần cơ chế huy động vốn linh hoạt;
• Có kế hoạch mở rộng quy mô;
• Chấp nhận cơ cấu quản trị và nghĩa vụ quản lý phức tạp hơn.

Công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân

Công ty hợp danh phù hợp với hoạt động cần sự tin cậy và uy tín nghề nghiệp của thành viên hợp danh. Tuy nhiên, thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ của công ty.

Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ. Chủ doanh nghiệp cũng chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Vì rủi ro tài sản cao hơn, loại hình này cần được cân nhắc kỹ.

Nên chọn loại hình doanh nghiệp nào?

Nếu quy mô còn nhỏ và chưa chắc nên thành lập doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn về hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh.

3. Chuẩn bị thành viên, cổ đông và tỷ lệ góp vốn

Xác định số lượng thành viên hoặc cổ đông

Số người tham gia quyết định loại hình công ty phù hợp. Một chủ sở hữu có thể chọn công ty TNHH một thành viên. Hai người có thể chọn công ty TNHH hai thành viên trở lên. Từ ba người có thể cân nhắc công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.

Thỏa thuận tỷ lệ góp vốn và quyền biểu quyết

Không nên chỉ thỏa thuận bằng lời nói. Các bên cần thống nhất rõ:

• Số vốn mỗi người cam kết góp;
• Tỷ lệ sở hữu;
• Quyền biểu quyết;
• Người trực tiếp điều hành;
• Cơ chế phân chia lợi nhuận;
• Cách xử lý khi một người không góp đủ vốn;
• Điều kiện chuyển nhượng hoặc rút khỏi công ty;
• Nguyên tắc xử lý tranh chấp.

Ví dụ, một người góp nhiều vốn nhưng không trực tiếp quản lý có thể cần cơ chế kiểm soát tài chính và tiếp cận sổ sách rõ ràng.

Thời hạn góp đủ vốn điều lệ

Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ vốn trong thời hạn luật định, thông thường là 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không tính một số thời gian vận chuyển hoặc làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản theo quy định.

Nếu không góp đủ, doanh nghiệp phải xử lý phần vốn thiếu và thực hiện thủ tục điều chỉnh theo thời hạn áp dụng cho từng loại hình.

Hồ sơ chứng minh việc góp vốn cần lưu giữ

Doanh nghiệp nên lưu:

• Phiếu thu hoặc chứng từ ngân hàng;
• Biên bản góp vốn;
• Giấy chứng nhận phần vốn góp;
• Hồ sơ định giá tài sản;
• Biên bản bàn giao tài sản;
• Chứng từ chuyển quyền sở hữu;
• Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

Chứng từ góp vốn giúp doanh nghiệp chứng minh quyền sở hữu, tỷ lệ lợi ích và nguồn hình thành vốn.

4. Chuẩn bị tên công ty đúng quy định

Tên doanh nghiệp gồm những thành phần nào?

Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm:

1. Loại hình doanh nghiệp;
2. Tên riêng.

Ví dụ: Công ty TNHH Minh An. Trong đó, “Công ty TNHH” là loại hình và “Minh An” là tên riêng.

Những trường hợp tên công ty bị coi là trùng hoặc gây nhầm lẫn

Tên dự kiến có thể không được chấp thuận nếu:

• Trùng với tên doanh nghiệp đã đăng ký;
• Gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác;
• Sử dụng tên cơ quan hoặc tổ chức không đúng điều kiện;
• Chứa từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống, văn hóa hoặc đạo đức xã hội;
• Không bảo đảm cấu trúc tên theo quy định.

Cách kiểm tra tên công ty trước khi đăng ký

Bạn có thể tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, kết quả tìm kiếm ban đầu không thay thế quyết định của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Mình khuyên bạn chuẩn bị ít nhất 2–3 phương án tên. Cách này giúp hồ sơ không bị kéo dài nếu phương án đầu tiên không được chấp thuận.

Có nên đăng ký tên nước ngoài và tên viết tắt không?

Tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt không phải lúc nào cũng cần. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đăng ký nếu:

• Làm việc với đối tác quốc tế;
• Xây dựng website hoặc hồ sơ song ngữ;
• Có kế hoạch xuất nhập khẩu;
• Muốn dùng tên viết tắt thống nhất trên hợp đồng và tài liệu.

Phân biệt tên doanh nghiệp với tên thương hiệu

Tên doanh nghiệp được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong khi đó, thương hiệu là dấu hiệu dùng để nhận diện sản phẩm hoặc dịch vụ trên thị trường.

Đăng ký tên doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc được bảo hộ độc quyền nhãn hiệu. Nếu tên có giá trị thương mại, doanh nghiệp nên tra cứu và cân nhắc đăng ký nhãn hiệu riêng.

5. Chuẩn bị địa chỉ đặt trụ sở chính

Trụ sở doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện gì?

Trụ sở chính phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng và là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp. Thông tin nên xác định được số nhà, đường, khu vực và đơn vị hành chính phù hợp.

Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm có thể nhận thư từ, thông báo và làm việc với cơ quan quản lý tại địa chỉ đăng ký.

Có được đặt trụ sở tại nhà riêng không?

Doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại nhà riêng nếu địa chỉ hợp pháp và công trình có chức năng sử dụng phù hợp. Chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hoặc hợp đồng thuê khi cần đối chiếu.

Có được đăng ký công ty tại căn hộ chung cư không?

Không nên mặc định mọi căn hộ đều được dùng làm trụ sở. Căn hộ chỉ có chức năng để ở thường không phù hợp để đăng ký hoạt động kinh doanh. Với tòa nhà hỗn hợp, cần kiểm tra phần diện tích dự kiến sử dụng có chức năng thương mại, văn phòng hay không.

Sử dụng văn phòng thuê hoặc văn phòng chia sẻ cần giấy tờ gì?

Bạn nên kiểm tra:

• Hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận sử dụng địa chỉ;
• Giấy tờ của bên cho thuê;
• Chức năng sử dụng của địa điểm;
• Khả năng treo bảng hiệu;
• Việc tiếp nhận thư và hồ sơ;
• Quyền sử dụng địa chỉ để đăng ký doanh nghiệp;
• Khả năng làm việc khi cơ quan thuế xác minh.

Những rủi ro khi đăng ký địa chỉ không hoạt động thực tế

Địa chỉ không rõ ràng hoặc không thể liên hệ có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi:

• Xác minh tình trạng hoạt động;
• Đăng ký thuế và hóa đơn;
• Nhận thông báo của cơ quan quản lý;
• Mở tài khoản và giao dịch với đối tác;
• Chứng minh hoạt động thực tế.

Vì vậy, giá thuê thấp không phải là tiêu chí duy nhất. Tính hợp pháp và khả năng sử dụng thực tế quan trọng hơn.

6. Lựa chọn và đăng ký ngành nghề kinh doanh

Cách xác định ngành nghề kinh doanh chính

Ngành nghề chính nên phản ánh hoạt động tạo doanh thu chủ yếu hoặc lĩnh vực doanh nghiệp dự kiến tập trung. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký thêm các ngành hỗ trợ có liên quan.

Tuy nhiên, không nên đăng ký tràn lan mà không hiểu điều kiện áp dụng. Một số ngành có yêu cầu riêng về giấy phép, nhân sự, vốn, địa điểm hoặc cơ sở vật chất.

Cách tra cứu và lựa chọn mã ngành kinh tế

Quy trình thực tế có thể thực hiện như sau:

1. Liệt kê sản phẩm và dịch vụ dự kiến cung cấp;
2. Xác định bản chất hoạt động tạo doanh thu;
3. Tra cứu hệ thống ngành kinh tế đang áp dụng;
4. Chọn mã ngành phù hợp;
5. Ghi chi tiết ngành nghề nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu;
6. Kiểm tra điều kiện kinh doanh trước khi hoạt động.

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện là gì?

Đây là những ngành nghề mà doanh nghiệp chỉ được kinh doanh khi đáp ứng điều kiện vì các lý do quản lý nhà nước như an ninh, trật tự, sức khỏe cộng đồng hoặc lợi ích công cộng.

Điều kiện có thể được thể hiện bằng:

• Giấy phép;
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện;
• Chứng chỉ hành nghề;
• Yêu cầu về vốn;
• Điều kiện về nhân sự;
• Tiêu chuẩn cơ sở vật chất;
• Yêu cầu về an ninh, phòng cháy hoặc môi trường.

Khi nào doanh nghiệp phải xin giấy phép con?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp xác lập tư cách pháp lý của công ty, nhưng không thay thế giấy phép chuyên ngành. Nếu ngành nghề thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải hoàn thành điều kiện tương ứng trước khi chính thức cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

Có được bổ sung ngành nghề sau khi thành lập không?

Có. Doanh nghiệp có thể bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề sau khi thành lập. Tuy nhiên, việc xác định tương đối đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp giảm thủ tục và tránh gián đoạn kế hoạch kinh doanh.

7. Xác định vốn điều lệ khi mở công ty

Vốn điều lệ là gì?

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Đây cũng là căn cứ xác định tỷ lệ sở hữu và phạm vi trách nhiệm tài sản trong nhiều loại hình doanh nghiệp.

Thành lập công ty cần tối thiểu bao nhiêu vốn?

Đối với phần lớn ngành nghề thông thường, pháp luật không ấn định một mức vốn điều lệ chung cho mọi doanh nghiệp. Người thành lập tự lựa chọn mức vốn phù hợp với quy mô và khả năng góp thực tế.

Ngành nghề nào yêu cầu vốn tối thiểu?

Một số ngành nghề đặc thù có thể yêu cầu vốn pháp định, vốn tối thiểu, mức ký quỹ hoặc năng lực tài chính. Vì các điều kiện có thể thay đổi theo luật chuyên ngành, doanh nghiệp cần kiểm tra từng hoạt động cụ thể thay vì áp dụng một con số chung.

Đăng ký vốn điều lệ cao hay thấp?

Mức vốn nên dựa trên:

• Khả năng góp vốn thực tế;
• Chi phí đầu tư ban đầu;
• Quy mô hợp đồng;
• Yêu cầu của khách hàng và đối tác;
• Điều kiện ngành nghề;
• Trách nhiệm tài sản;
• Kế hoạch huy động vốn.

Vốn quá thấp có thể không phù hợp với quy mô dự án. Ngược lại, vốn quá cao làm tăng cam kết góp vốn và trách nhiệm trong phạm vi vốn đăng ký.

Vốn điều lệ ảnh hưởng đến trách nhiệm tài sản như thế nào?

Chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông của công ty TNHH và công ty cổ phần thường chịu trách nhiệm trong phạm vi phần vốn đã góp hoặc cam kết góp theo quy định. Vì vậy, mức vốn không chỉ dùng để giới thiệu năng lực mà còn gắn với nghĩa vụ pháp lý.

Không góp đủ vốn đã đăng ký xử lý ra sao?

Nếu không góp đủ vốn đúng thời hạn, doanh nghiệp cần:

• Xác định số vốn thực tế đã góp;
• Điều chỉnh vốn điều lệ hoặc cơ cấu sở hữu;
• Cập nhật danh sách thành viên, cổ đông khi cần;
• Thực hiện thủ tục thay đổi trong thời hạn luật định;
• Điều chỉnh sổ sách và hồ sơ nội bộ.

Không nên để vốn trên giấy khác với vốn thực tế trong thời gian dài.

8. Lựa chọn người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là ai?

Người đại diện theo pháp luật thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch và đại diện doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý theo quy định.

Người đại diện có bắt buộc phải góp vốn không?

Không phải trường hợp nào người đại diện theo pháp luật cũng phải là người góp vốn. Doanh nghiệp có thể lựa chọn người phù hợp với điều lệ và cơ cấu quản lý.

Một công ty có thể có nhiều người đại diện không?

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Nếu có nhiều người, điều lệ nên phân định rõ chức danh, quyền hạn và phạm vi đại diện.

Chọn chức danh giám đốc hay tổng giám đốc?

Chức danh cần phù hợp với cơ cấu quản trị. Với doanh nghiệp nhỏ, giám đốc thường là lựa chọn dễ hiểu. Tổng giám đốc thường được dùng ở mô hình có quy mô hoặc cơ cấu điều hành lớn hơn.

Tên chức danh không quan trọng bằng việc điều lệ quy định rõ thẩm quyền.

Những trách nhiệm pháp lý cần lưu ý

Người đại diện cần thận trọng khi:

• Ký hợp đồng;
• Quản lý con dấu và tài khoản;
• Thực hiện nghĩa vụ thuế;
• Cung cấp thông tin doanh nghiệp;
• Phê duyệt giao dịch;
• Bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty;
• Ủy quyền cho người khác.

9. Chuẩn bị giấy tờ và hồ sơ thành lập công ty

Giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức góp vốn

Cá nhân cần chuẩn bị giấy tờ định danh còn hiệu lực. Tổ chức cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý, văn bản ủy quyền và thông tin người đại diện.

Từ năm 2025, quy định về đăng ký doanh nghiệp đã bổ sung yêu cầu liên quan đến thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trong các trường hợp áp dụng. Doanh nghiệp nên dùng đúng biểu mẫu đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Bạn có thể tham khảo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và văn bản sửa đổi hiện hành.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Đây là văn bản thể hiện các thông tin đăng ký chính, gồm tên, trụ sở, ngành nghề, vốn, người đại diện và thông tin liên quan đến chủ sở hữu hoặc thành viên.

Điều lệ công ty

Điều lệ là văn bản nội bộ quan trọng, quy định:

• Tên và địa chỉ công ty;
• Ngành nghề;
• Vốn điều lệ;
• Cơ cấu sở hữu;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên;
• Cơ cấu quản lý;
• Nguyên tắc thông qua quyết định;
• Phân chia lợi nhuận;
• Xử lý tranh chấp và chấm dứt hoạt động.

Không nên sử dụng điều lệ mẫu mà không đọc kỹ, nhất là khi có nhiều người góp vốn.

Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải chuẩn bị danh sách thành viên. Công ty cổ phần phải chuẩn bị danh sách cổ đông sáng lập và các danh sách liên quan theo trường hợp cụ thể.

Hồ sơ ủy quyền cho người nộp thủ tục

Nếu người thành lập không trực tiếp nộp hồ sơ, cần chuẩn bị văn bản ủy quyền và giấy tờ của người được ủy quyền theo quy định.

Hồ sơ riêng đối với nhà đầu tư nước ngoài

Nhà đầu tư nước ngoài có thể phải thực hiện thủ tục đầu tư trước khi đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ còn phụ thuộc vào quốc tịch, tỷ lệ sở hữu, ngành nghề và hình thức đầu tư.

10. Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra thông tin đăng ký

Kiểm tra tên, trụ sở, ngành nghề, vốn, người đại diện, thành viên và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi nếu áp dụng.

Bước 2: Soạn bộ hồ sơ thành lập công ty

Soạn giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy tờ pháp lý và văn bản ủy quyền.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo phương thức và quy trình đang áp dụng. Nếu nộp trực tuyến, người nộp cần thực hiện định danh và xác thực điện tử theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 4: Theo dõi và sửa đổi hồ sơ nếu được yêu cầu

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung. Người nộp nên xử lý đúng từng yêu cầu thay vì thay đổi các nội dung không liên quan.

Bước 5: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời gian giải quyết thông thường là 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 6: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Thông tin đăng ký được công bố trên Cổng thông tin quốc gia theo quy trình hiện hành. Doanh nghiệp cần hoàn thành phần thông tin và nghĩa vụ phí liên quan ngay trong quá trình đăng ký, tránh áp dụng máy móc quy trình cũ.

11. Mở công ty cần bao nhiêu thời gian và chi phí?

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian cấp giấy chứng nhận thường là 3 ngày làm việc. Tuy nhiên, tổng thời gian thực tế có thể kéo dài nếu:

• Tên doanh nghiệp không phù hợp;
• Địa chỉ thiếu thông tin;
• Mã ngành chưa chính xác;
• Giấy tờ định danh không thống nhất;
• Hồ sơ cần bổ sung;
• Có yếu tố đầu tư nước ngoài;
• Ngành nghề cần giấy phép chuyên ngành.

Các khoản phí, lệ phí cần dự trù

Chi phí tùy phương thức đăng ký, địa phương, loại hình và nhu cầu của doanh nghiệp. Trước khi thực hiện, bạn nên yêu cầu một bảng dự toán tách rõ:

• Phí, lệ phí nhà nước;
• Chi phí công bố;
• Công chứng, sao y;
• Phí dịch vụ;
• Chữ ký số;
• Hóa đơn điện tử;
• Bảng hiệu;
• Kế toán và thuế;
• Giấy phép chuyên ngành.

Những chi phí có thể phát sinh sau khi thành lập

 

Doanh nghiệp không nên chỉ hỏi “phí lấy giấy phép bao nhiêu”. Chi phí để công ty đủ điều kiện vận hành thường quan trọng hơn chi phí đăng ký ban đầu.

12. Những việc phải làm sau khi nhận giấy phép

Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty

Bảng hiệu cần thể hiện thông tin doanh nghiệp phù hợp và được đặt tại trụ sở đăng ký. Đây cũng là dấu hiệu cho thấy công ty đang hoạt động tại địa chỉ đã khai báo.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Tài khoản ngân hàng giúp công ty nhận vốn góp, thanh toán và lưu vết giao dịch. Doanh nghiệp nên phân tách rõ tiền của công ty với tiền cá nhân.

Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số thường được sử dụng để kê khai thuế, ký hóa đơn điện tử, thực hiện thủ tục bảo hiểm và giao dịch điện tử.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị chữ ký số và thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn.

Thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế

Doanh nghiệp mới cần xác định cơ quan thuế quản lý, kỳ khai thuế, nghĩa vụ kê khai và thời hạn nộp hồ sơ. Chưa có doanh thu không có nghĩa là được bỏ toàn bộ nghĩa vụ thuế.

Tổ chức công tác kế toán và lưu trữ chứng từ

Công ty phải tổ chức kế toán, lập sổ, lưu hóa đơn và chứng từ theo quy định. Doanh nghiệp có thể tuyển nhân sự hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Hoàn thiện giấy phép con nếu kinh doanh ngành có điều kiện

Doanh nghiệp chỉ nên triển khai ngành nghề có điều kiện sau khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên ngành.

13. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị mở công ty

Chọn sai loại hình doanh nghiệp

Một người nhưng chọn cơ cấu quá phức tạp, hoặc nhiều người góp vốn nhưng điều lệ thiếu cơ chế kiểm soát, đều có thể gây khó khăn sau này.

Đăng ký tên công ty gây nhầm lẫn

Chỉ kiểm tra tên trên Google là chưa đủ. Tên cần được tra cứu trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp và xem xét thêm nguy cơ xung đột thương hiệu.

Sử dụng địa chỉ trụ sở không hợp lệ

Địa chỉ không rõ ràng, căn hộ chỉ để ở hoặc nơi không thể treo bảng hiệu có thể gây rủi ro khi xác minh.

Đăng ký thiếu hoặc sai ngành nghề

Đăng ký thiếu khiến doanh nghiệp phải bổ sung. Đăng ký sai hoặc không kiểm tra điều kiện có thể dẫn đến việc hoạt động khi chưa đủ giấy phép.

Khai vốn điều lệ không phù hợp

Vốn quá cao làm tăng nghĩa vụ cam kết. Vốn quá thấp có thể không tương xứng với kế hoạch kinh doanh hoặc điều kiện ngành nghề.

Phân chia tỷ lệ góp vốn thiếu rõ ràng

Tỷ lệ 50–50 nghe có vẻ công bằng nhưng có thể gây bế tắc nếu hai bên bất đồng. Điều lệ cần có cơ chế giải quyết tình huống này.

Bỏ sót nghĩa vụ sau khi thành lập

Nhận giấy chứng nhận không phải là bước cuối. Doanh nghiệp còn phải tổ chức kế toán, thuế, hóa đơn, bảng hiệu và giấy phép chuyên ngành.

14. Tự mở công ty hay thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp?

Trường hợp có thể tự thực hiện

Bạn có thể tự thực hiện nếu:

• Hồ sơ đơn giản;
• Thành viên góp vốn đã thống nhất;
• Không có nhà đầu tư nước ngoài;
• Ngành nghề không quá phức tạp;
• Có thời gian tìm hiểu biểu mẫu và quy trình;
• Có người phụ trách công việc sau thành lập.

Trường hợp nên thuê đơn vị tư vấn

Dịch vụ tư vấn phù hợp khi:

• Có nhiều thành viên hoặc cổ đông;
• Chưa biết chọn loại hình;
• Ngành nghề có điều kiện;
• Có vốn nước ngoài;
• Cần hoàn thành trong thời gian cụ thể;
• Muốn kết nối hồ sơ pháp lý với kế toán và thuế;
• Không có nhân sự theo dõi hồ sơ.

Khách hàng tại khu vực phía Nam có thể tham khảo dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói tại TP.HCM để được hỗ trợ từ khâu chuẩn bị thông tin đến bàn giao kết quả.

Tiêu chí lựa chọn dịch vụ thành lập doanh nghiệp uy tín

Một đơn vị phù hợp cần có:

• Thông tin pháp lý rõ ràng;
• Phạm vi công việc được ghi cụ thể;
• Chi phí minh bạch;
• Hợp đồng hoặc phiếu xác nhận dịch vụ;
• Khả năng tư vấn loại hình, vốn và ngành nghề;
• Quy trình bảo mật giấy tờ;
• Cơ chế xử lý khi hồ sơ cần bổ sung;
• Hỗ trợ kế toán và thuế sau thành lập.

15. Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại TAF

TAF hỗ trợ khách hàng chuẩn bị những thông tin gì?

TAF hỗ trợ khách hàng rà soát:

• Loại hình doanh nghiệp;
• Tên công ty;
• Địa chỉ trụ sở;
• Ngành nghề;
• Vốn điều lệ;
• Tỷ lệ góp vốn;
• Người đại diện;
• Hồ sơ định danh;
• Nhu cầu kế toán và thuế.

Phạm vi công việc trong dịch vụ thành lập công ty

Tùy gói dịch vụ, phạm vi có thể gồm tư vấn, soạn hồ sơ, đại diện nộp, theo dõi kết quả và hướng dẫn thủ tục sau thành lập. Khách hàng nên xác nhận rõ hạng mục nào đã nằm trong báo giá.

Quy trình tiếp nhận, xử lý và bàn giao hồ sơ

Quy trình tham khảo:

1. Tiếp nhận nhu cầu;
2. Kiểm tra thông tin đăng ký;
3. Tư vấn phương án;
4. Soạn và xác nhận hồ sơ;
5. Nộp hồ sơ;
6. Theo dõi phản hồi;
7. Nhận và bàn giao kết quả;
8. Hướng dẫn công việc sau thành lập.

Hỗ trợ thuế, kế toán và hóa đơn sau thành lập

TAF hoạt động trong lĩnh vực kế toán, thuế và kiểm toán. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tiếp tục được hướng dẫn về chữ ký số, hóa đơn điện tử, hồ sơ thuế, sổ sách và báo cáo sau khi nhận giấy chứng nhận.

Thông tin khách hàng cần cung cấp cho TAF

Khách hàng nên chuẩn bị:

• 2–3 tên công ty dự kiến;
• Địa chỉ trụ sở;
• Danh sách ngành nghề;
• Loại hình công ty;
• Vốn điều lệ;
• Tỷ lệ góp vốn;
• Thông tin người đại diện;
• Giấy tờ pháp lý;
• Số điện thoại và email liên hệ;
• Nhu cầu hóa đơn, thuế và kế toán.

Nếu đang hoạt động dưới mô hình hộ kinh doanh, bạn có thể tìm hiểu thủ tục chuyển hộ kinh doanh lên công ty trước khi lựa chọn loại hình mới.

16. Câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị mở công ty

Một người có thể tự thành lập công ty không?

Có. Một cá nhân có thể thành lập công ty TNHH một thành viên nếu không thuộc nhóm bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp.

Mở công ty có bắt buộc phải có kế toán không?

Doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán nhưng không nhất thiết phải tuyển ngay một kế toán toàn thời gian. Công ty có thể bố trí người phụ trách phù hợp hoặc thuê dịch vụ kế toán đáp ứng điều kiện.

Thành lập công ty chưa có doanh thu có phải kê khai thuế?

Tùy từng loại hồ sơ thuế, doanh nghiệp vẫn có thể phải thực hiện nghĩa vụ kê khai dù chưa phát sinh doanh thu. Không nên hiểu “không có doanh thu” là “không cần làm kế toán hoặc nộp bất kỳ báo cáo nào”.

Địa chỉ thường trú có được dùng làm trụ sở không?

Có thể, nếu địa chỉ hợp pháp, có chức năng sử dụng phù hợp và doanh nghiệp có quyền sử dụng địa điểm đó. Căn hộ chung cư chỉ để ở thường không phù hợp làm trụ sở.

Có cần chứng minh vốn điều lệ khi đăng ký không?

Phần lớn ngành nghề thông thường không yêu cầu nộp chứng từ chứng minh vốn ngay trong hồ sơ đăng ký. Tuy nhiên, thành viên hoặc cổ đông vẫn phải góp đủ vốn đã cam kết và lưu chứng từ. Ngành nghề đặc thù có thể yêu cầu chứng minh năng lực tài chính.

Chưa có bằng cấp có được thành lập công ty không?

Thông thường, cá nhân không cần bằng cấp để thành lập công ty. Tuy nhiên, một số ngành nghề có điều kiện yêu cầu người phụ trách chuyên môn phải có chứng chỉ hoặc trình độ phù hợp.

Có giấy đăng ký doanh nghiệp đã được kinh doanh ngay chưa?

Doanh nghiệp có thể hoạt động đối với ngành nghề thông thường sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết. Với ngành nghề có điều kiện, công ty phải đáp ứng điều kiện hoặc có giấy phép chuyên ngành trước khi kinh doanh.

17. Checklist thông tin cần chuẩn bị trước khi mở công ty

Bạn có thể sao chép và điền bảng sau:

 

 

Mẹo thực tế: Bạn nên hoàn thành bảng này trước khi soạn hồ sơ. Việc thống nhất thông tin từ đầu giúp hạn chế sửa đổi, bổ sung và tranh chấp giữa những người góp vốn.

Kết luận

Mở công ty cần chuẩn bị kỹ tên, vốn, ngành nghề, trụ sở, cơ cấu góp vốn, người đại diện và hồ sơ. Nếu còn vướng, hãy để lại bình luận, chia sẻ bài viết hoặc đọc thêm hướng dẫn tại TAF để lựa chọn phương án phù hợp.